Как правильно оформить первичку при списании БСО и восстановлении их на балансе | Новости: ГАРАНТ
Едва ли не в каждой организации бюджетной сферы имеются бланки строгой отчетности: трудовые книжек и вкладыши в них, путевки и билеты, аттестаты и дипломы, свидетельства, сертификаты и др. Поэтому вопросы оформления операций с БСО остаются для бухгалтеров важным и актуальными. Подробно рассмотрим два из них.
С с 1 января 2024 года обязательным к применению всеми организациями бюджетной сферы стал Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461). Он используется для оформления операций по выбытию БСО при:
- их оформлении и выдаче;
- выявлении порчи, в том числе порчи при оформлении;
- хищении, недостаче;
- отмене в соответствии с правовыми актами (т.е. когда бланки становятся недействительными).
Акт о списании (ф. 0510461) применяется для оформления списания бланков строгой отчетности, учитываемых как на балансовом счете 105 06 «Прочие материальные запасы», так и на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Основанием для формирования Акта о списании (ф. 0510461) являются:
- Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463);
- документы, подтверждающие использование БСО, например, лист книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации и др.
Проводить инвентаризацию в целях списания БСО с балансовых и забалансовых счетов с последующим оформлением Акта о списании (ф. 0510461) следует только в обязательных случаях, предусмотренных Стандартом «Концептуальные основы…» и Общими требованиями к организации инвентаризации, закрепленными в Стандарте «Учетная политика…».
В частности, Акт о списании (ф. 0510461) формируется по результатам инвентаризации при выявлении недостачи, хищения, порчи, в том числе порчи при оформлении.
Кроме того, рекомендуем формировать Акт о списании (ф. 0510461) на основании документов инвентаризации, в том числе в случае отмены БСО в соответствии с правовыми актами (списание недействительных бланков). Обязанность проведения инвентаризации для списания недействительных бланков нормативными актами не установлена. Однако недействительность является одним из признаков несоответствия БСО условиям актива. А наличие таких признаков подтверждается как раз в ходе инвентаризации.
Если же речь идет о списании БСО, использованных или потребленных в деятельности учреждения, основанием для которого являются иные документы, подтверждающие расход, то проводить инвентаризацию не требуется.
Заголовочная часть Акта о списании (ф. 0510461) содержит реквизит «Необходимость уничтожения». Он может принимать одно из следующих значений:
- «да» с указанием в кодовой зоне символа «1» в случае отмены бланков (недействующие бланки), бланков, испорченных при оформлении;
- «нет» с указанием в кодовой зоне символа «2» в случае недостачи (хищения), использования в деятельности учреждения (оформления).
Выбытие материальных запасов, для которых предусмотрены мероприятия по утилизации / уничтожению, осуществляется только после утверждения руководителем учреждения Акта об утилизации (ф. 0510435).
Сведения об утилизируемых объектах в Акта об утилизации (ф. 0510435) можно заполнить на основании информации из Акта о списании (ф. 0510461). При этом в качестве действий, предусмотренных документом о выбытии / списании объекта, в Акте об утилизации (ф. 0510435) БСО может быть указано значение «уничтожить путем сжигания».
Таким образом, если БСО подлежат уничтожению и реквизит «Необходимость уничтожения» Акта о списании (ф. 0510461) принимает значение «1», выбытие таких БСО с балансового или забалансового учета возможно только после утверждения Акта об утилизации (ф. 0510435).
Отдельной формы первичного учетного документа для оформления указанной операции, не предусмотрено. Полагаем, для этих целей учреждение может предусмотреть использование Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448), оформленного в одностороннем порядке. Однако следует учитывать, что Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) – комиссионный документ, а привлекать комиссию к оформлению сдачи материальных ценностей из мест пользования на склад или в иное место хранения представляется нецелесообразным. Кроме того, Акт о приеме-передаче (ф. 0510448), оформленный в одностороннем порядке, как правило, не содержит сведений о структурном подразделении и ответственном лице – отправителе. К тому же при формировании документа в одностороннем порядке заполняется только раздел 4 и не предполагается возможность подписания документа передающим материальные ценности лицом в строке «Объекты сдал». Поэтому использование одного только Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), на наш взгляд, не решает поставленной задачи комплексно.
В свою очередь, при возврате БСО в места хранения (на склад) фактически происходит движение материальных ценностей между структурными подразделениями и ответственными лицами. В отношении БСО, восстанавливаемых таким образом на балансе, комиссии учреждения не требуется определять иную целевую функцию и справедливую стоимость – бланки восстанавливаются на балансе по стоимости на дату их выбытия с балансового учета, то есть по стоимости приобретения бланков. Поэтому, на наш взгляд, для оформления операций по восстановлению БСО, учитываемых на счете 03, в Графике документооборота целесообразно предусмотреть использование Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450).
Однако не исключаем и комбинированный вариант с оформлением двух документов с учетом особенностей данной операции:
- оформить Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) выбытие БСО с забалансового учета и подтвердить смену ответственного лица;
- дополнительно составить Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) для восстановления объекта на балансе.
Такой способ документального оформления, на наш взгляд, позволяет поднять на баланс по стоимости приобретения БСО, учтенные на счете 03 в условной оценке.
На практике в некоторых ситуациях, прямо не урегулированных Приказом № 61н, «технология определяет методологию», и устанавливать порядок документального оформления отдельных операций приходится в том числе с учетом особенностей бухгалтерских программных продуктов. Палочка-выручалочка бухгалтера – незаменимая Бухгалтерская справка (ф. 0504833) как бухгалтерский документ для отражения корреспонденций на основании первичного учетного документа. Но, поскольку первичный учетный документ с подписями ответственных лиц, подтверждающих факт передачи материальных ценностей, все же должен быть, придется сделать выбор в пользу одного из вариантов и зафиксировать проводками факт восстановления БСО на балансе в программном продукте с помощью Бухгалтерской справки (ф. 0504833), составленной на основе Накладной (ф. 0510450) и / или Акта о приеме-передаче (ф. 0510448).
